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对于销售、加工或创造实物商品或服务的企业来说，采购是重要的职能。许多企业像机器一样运作，把材料转化为产品。为了使采购流程顺利开展，输入与输出同等重要。采购和供应链管理低效、不充分或不可靠，都可能会阻碍企业实现战略目标。
传统采购中，由于采购和供应链管理效率低下，每年大概浪费3200万员工工时。手动数据输入和流程控制不佳不仅会消耗员工工时，还会带来数据错误并消耗预算。另外，对采购流程缺乏洞察力会为流氓支出和欺诈打开大门。
电子采购则有助于企业改善关键的采购指标，例如采购订单成本、采购订单周期时间、合规率和供应商缺陷率。电子采购使采购专业人员和管理人员能够更好地控制采购，利用数据更好地了解和优化采购流程。
优化采购工作流
电子采购并不局限于类似电子商务的功能，现代电子采购应用程序可用于管理企业采购工作流的各个部分。如今，电子采购平台通常作为软件即服务应用程序实现，员工可通过网络浏览器使用。通过软件界面，电子采购软件促进供应品、设备和服务的购买。
电子采购平台数字化和集中化采购任务，如供应商和产品目录管理、订购和订单审批、发票开具和合同管理等。电子采购创造了曾经局限于纸张和电子邮件的软件流程，为采购和支出提供了比传统方法更强的控制和洞察力。
设想下现代化、理想的电子采购工作流：一名员工想购买500个用于生产特定产品的小部件，他们登录公司的电子采购平台，从预先审批的供应商列表中选择供应商。然后，他们从供应商的产品目录中选择这个小部件。采购申请单会自动创建，并发送给有关经理。采购申请单审批通过后，采购订单将发送给供应商。供应商完成订单，并通过与电子采购或ERP平台的集成自动向采购方开具发票。
实现自动化采购
与通过电话或电子邮件进行的传统采购流程相比，电子采购无疑具有许多优势。其中，自动化是电子采购的主要优势。企业可实施由电子采购平台自动执行的采购策略，消除与手动数据输入相关的错误。供应商电子商务和买方电子采购平台集成后，可交换数据，无需人为干预。在采购过程中及采购之后，所有与订单相关的数据都可用于分析。
采用电子采购平台，数据和文档将自动提供给相关的利害关系人，无论是雇员，他们的经理，供应商还是采购方的应付账款部门，都可以共享相关数据，有助于增强采购透明。供应商和产品目录由采购专业人员预先审批，从而降低流氓支出的风险。
上面的简单描述涵盖电子采购平台的基本功能，其更高级的功能还包括：
- 支出和采购分析。
- 库存管理。
- 合同管理。
- 付款管理和融资。
电子采购解决方案
对于从其他企业采购的企业来说，电子采购提供了一个完整的采购和支出管理解决方案。比如电子采购平台的领先者8Manage SRM电子采购，为企业打造从供应、采购到交付的一站式采购管理平台，通过采购管理、供应商协同、交付管理等提升采购管理效益。
为实现电子采购的种种好处，企业可在8Manage SRM电子采购平台内进行如下操作：
1、将统一的采购工作流程固化到8Manage SRM系统中，采购业务按设定的权限和规定的步骤实施；
2、将供应商及其许可供应产品目录导入8Manage SRM，采购业务在系统内选择供应商，或者在许可供应产品目录范围内进行交易；
3、将采购审批的管理要求固化到8Manage SRM，审批通过后才能继续操作下一步业务；
4、将采购报价揭示的管理要求固化到8Manage SRM，杜绝暗箱操作，实现完全密封报价；
5、将供应商量化考核的管理要求固化到8Manage SRM，在系统中对供应商交易情况进行量化评价，由系统自动汇总，为采购决策提供支持；
6、将对物资采购的实时监控要求固化到8Manage SRM，让各级管理人员和用户可以实时登录系统，了解采购进程，监管采购业务；
7、通过8Manage SRM提供严密的流程与监控机制管理整个交付的过程，记录与跟踪交付的具体进度与状态，及时解决交付过程中的各种问题以确保交付的顺利完成。
此外，8Manage SRM提供开支智能分析，企业可更清晰更全面准确地了解花费了多少资金，从哪个供应商采购了哪些东西，同时帮助企业从以往的采购工作中汲取采购经验，更好地节省采购成本。
相信通过一段时间运行，8Manage SRM电子采购平台可促使你的采购工作发生巨变：实现各项管理要求的刚性执行，避免了人为随意性，同时实现业务的异地和电子化处理，采购成本控制能力显著提高。